Hvis du har et ledende ansvar i en virksomhed Så er det næsten helt sikkert At du med jævne mellemrum holder møder med diverse personer. De fleste møder er med dit team. Og andre møder er med dine chefer. Eller med udefrakommende. Uanset hvad Så tør vi godt gætte på At flere af disse møder er frustrerende, at skulle planlægge. Det At planlægge et møde. Er nemlig noget der kræver en masse tid og energi. Det virker umiddelbart simpelt på overfladen. Send en email to nogle mennesker om At de skal være med i et møde på et bestemt tidspunkt. Og, så er den vel klaret. Ikke?, Men nej; Du ved bedre. Vi har talt med en møde-ekspert om hvilke udfordringer der er forbundet med planlægningen og afholdelsen af møder i virksomheder. Og hvad man kan gøre for At det hele går lidt nemmere;
Vores ekspert gør opmærksom på At den første problemstilling altid er At gøre sig det helt klart hvad formålet med mødet er. De mest frustrerende møder, at afholde. Og deltage i. Er møder. Uden en klar agenda. Den slags møder sker desværre langt oftere. End de burde. Det er typisk et produkt af At en person i virksomheden står med et problem. Som virker uoverskueligt og svært, at løse. Vedkommende tænker så At det vil hjælpe At få flere øjne på problemet? og indkalder, så til et møde. Det lyder umiddelbart heller ikke helt dumt. Der er, men en række udfordringer Hvis du ikke kan overskue problemet. Ved du, så overhovedet. Hvordan en god løsning ville se ud?, Hvis problemet ikke er klart defineret; Hvordan ved du så. Hvem det giver mening, at indkalde til et møde? Når man ignorerer disse problemer Så ender man i de typiske og frustrerende stor-møder. Alle bliver indkaldt Da man ikke ved hvem der er relevant og hvem der ikke er. Og mødet kommer ikke rigtigt nogen vegne. Mødedeltagerne er ikke sikre på. Hvorfor de sidder der. Og hvad det er de bliver spurgt om? og personen der indkaldte til mødet. Ved det heller ikke Hvis løsningsforslag rent bliver præsenteret. Er der ikke rigtigt nogen der ved. Om det er en god eller også en dårlig løsning. For ingen har nogen idé om. Hvordan det evalueres.
Et godt møde kræver planlægning. Det er bedre, at have flere små møder. Med de helt rigtige mennesker. End få kæmpe møder. Hvor ingen aner hvad der foregår; Små møder er heldigvis blevet langt mere praktiske, at arrangere takket være moderne software til mødeplanlægning. Man er kun et par tastetryk væk fra At indkalde helt specifikke personer til et møde. I et mødelokale man ved er ledigt. På et tidspunkt der passer med alles kalender. Nu starter man, så med, at indkalde til et lille møde. Med de personer. Der bedst kan assistere én med, at definere og afgrænse problemet man står med. Når det er formuleret på forståelig vis Så kan man indkalde til et nyt møde. Hvor man opstiller en fornuftig model til, at evaluere løsningsforslag til problemet. Til sidst indkalder man, så til et tredje møde. Hvor de mennesker der har forstand på det veldefinerede og afgrænsede problem kan komme med løsningsforslag. Ved, at gøre det på den måde bliver alle møder kortere og mere effektive. Og ingen føler At de spilder deres tid.
